Jak przygotować dobre szkolenie? Część 2.

W poprzedniej części zwróciliśmy uwagę na konieczność pamiętania o kwestii budżetu przy organizowaniu atrakcji dla uczestników szkolenia. Kontynuujmy ten wątek.

Przy planowaniu szkolenia można się oczywiście kierować wyłącznie parametrem jakości (w pewnych szczególnych sytuacjach może to być sensowne rozwiązanie), można również postawić tylko na parametr ceny, ale w większości przypadków najsensowniej jest wziąć pod uwagę relację jakości do ceny. Dlatego warto poświęcić trochę czasu na zdobycie informacji o cenach oferowanych przez poszczególne punkty oraz spróbować wynegocjować jak najlepsze warunki cenowe. Może się zdarzyć, że ośrodek o pierwotnie najwyższej cenie bardzo ją obniża w wyniku przeprowadzonych negocjacji -  i jego oferta z najmniej atrakcyjnej staje się atrakcyjna najbardziej.

Przy tworzeniu kosztorysu nie należy zapominać o możliwości wynajęcia zewnętrznych firm zajmujących się cateringiem lub serwisem konferencyjnym. Takie firmy mają czasem możliwość wynegocjowania jeszcze korzystniejszych cen z ośrodkiem, w którym wydarzenie będzie się odbywać, a część rabatów może stanowić prowizję serwisu. Jednym z rozwiązań jest także pozwolenie ośrodkowi szkoleniowemu na samodzielne opracowanie programu rozrywek i zapewnienie cateringu wedle budżetu, który planujemy przeznaczyć na szkolenie. W tym wypadku powinniśmy otrzymać kompletny kosztorys od ośrodka. Trzeba jednak pamiętać, że przypuszczalnie rozwiązanie to nie należy do najbardziej opłacalnych – chociaż bezsprzecznie pozwala oszczędzić czas.

Jeszcze jedną ważną kwestią, którą należy się zainteresować, jest zapewnienie właściwej opieki uczestnikom szkolenia. Poprzez właściwą opiekę należy rozumieć odpowiednie bezpieczeństwo i zabezpieczenie medyczne. Warto upewnić się, czy dany ośrodek posiada sensowne procedury na wypadek nieprzewidzianych sytuacji awaryjnych. Niezaprzeczalnymi plusami, lub też elementami wymaganymi, jest ochrona i monitoring. Jeśli punkt znajduje się na odludziu, warto upewnić się co do możliwości udzielenia pomocy medycznej przed przybyciem pogotowia.

Konieczne jest też ustanowienie osoby w hotelu lub ośrodku, która będzie odpowiedzialna za kontakt z prowadzącymi i organizatorem wydarzenia. Ponownie wartościowa będzie osobista wizyta w potencjalnym miejscu szkolenia – pozwoli ona na sprawdzenie na własne oczy warunków sanitarnych oferowanych przez ośrodek, poziomu hałasu czy czystości w danym miejscu.Jak widać, organizacja szkolenia to wielowymiarowy i wcale nieprosty proces. Powiększający się rynek szkoleń zwiększa liczbę opcji, która otwiera się przed osobami chcącymi je zorganizować. Zróżnicowanie ofert oznacza też, że dogłębne ich porównanie pozwoli na wybranie oferty znacznie lepszej od przeciętnej. 

Podczas zawierania umowy pamiętajmy o uwzględnieniu dokładnych zapisów określających tryb postępowania w wypadku złamania warunków umownych przez którąś ze stron. Starajmy się wynegocjować takie warunki, które będą możliwie najkorzystniejsze zarówno dla nas, jak i dla naszego partnera.

Kategorie: Szkolenia,